1.0目的
为了规范公司社会责任管理体系内部审核,特制定本程序。
2.0范围
2.1本程序适用于公司有关社会责任管理体系内部审核活动。
3.0职责
3.1管理者代表:
3.1.1策划社会责任管理体系审核计划纲要和所需的人力、物力及财力资源
3.1.2任命审核组长,成立审核组。
3.1.3失去和协调内部审核活动,及时补救行动和纠正行动的实施。
3.1.4对审核结果进行评审,并将审核发现及审核结果提交给管理部门评审。
3.2审核组长:
3.2.1根据本程序准备和实施内部审核,向管理者代表提交审核报告。
3.2.2评审纠正行动计划,并妥善记录。
3.2.3对前一次审核时提出的纠正行动的完成情况进行验证。
3.3其他有关人员应对内部审核工作提供支持和合作。
4.0工作程序
4.1编制审核计划
4.1.1每年年初,管理者代表应编制一份年度审核计划表。各部门或各要素的审核频次应取决于其现状和重要,并考虑前几次审核所发现的问题。审核计划表应呈交高管理者批准。
4.1.2应在审核前5天内向各有关部门的通知确切的审核日期。
4.1.3管理者代表应根据需要委派内部审核员。
4.2实施审核
4.2.1审核员应在实施审核前研究有关的程序文件,并应:
(1)决定是否需取得其他文件;
(2)编制检查表;
(3)决定是否需要陪同人员。
4.2.2审核员应通知相关部门经理和主管何时开始审核。
4.2.3审核员应使用编制好的检查表作为进行审核的工具之一。
4.2.4审核的目的是寻找不符合适用标准或程序的客观证据,以便进一步改,不应加入个人的责备。
4.3报告审核结果
4.3.1审核员应在审核完成后通知有关的部门,并对审核结果作1次口头报告,并针对不符合项发出纠正要求表(CAR)。
4.3.2纠正行动要求表可采用统一的格式。这种表格可由管理者代表根据审核员的需要发给,并编上序号。
4.3.3审核员应在纠正行动要求表中填写不合格的详细内容,但不填写纠正行动栏。
4.3.4核的总结报告可采用统一的格式编写,要时还可采用续页。
4.3.5审核总结报告和纠正行动要求表应由社会责任管理者代表批准,并发给有关的部门经理。
4.4对纠正行动要求表的反应。
4.4.1对每一份纠正行动要求表须在5个工作日内作出书面反应,详细说明建议采取的纠正行动和完成期限。
(1)建议行动中应包括紧急纠正行动、短期纠正行动和长期纠正行动。
(2)在纠正行动比较复杂的情况下,可以建议成立工作组并进行查,要求制定一份计划表。这是对纠正行动要求表的一种可以接受的初反应。
4.4.2这些反应记录在纠正行动要求表中的的“建议采取的纠正行动”一栏中,并退回给管理者代表。如果该建议不能接受,则管理者代表将与接收纠正行动要求表的人员联系,并向他解释不接受的原因。在这种情况下,应编制一份修正的纠正行动建议。
4.4.3对纠正行动要求表不作出反应时,管理者代表应加以追查并向高管理者报告。
4.4.4如果对纠正行动的需要或纠正行动的性质不能达成一致意见时,管理者代表应报告高管理者进行仲裁。
4.5检查
4.5.1当纠正行动预定完成日期已到,或当管理者代表已接到完成的通知时,应扫派一各审核员去验证其完成情况。
4.5.2负责验证的审核员应检查纠正行动已被采取并证明后,在纠正行动要求表中的“验证”一栏中签字。
4.5.3在下次计划中对该部门进行审核时,审核员应检查此纠正行动是否。如过期后,则应发出一张新的纠正行动要求表,在表中说明原来发现的问题。
4.5.4如在规定的期限内未能完成纠正行动,管理者代表应对此进行跟踪。如无正当理由或未能规定出可接受的修正的期限,应向高管理者报告。
4.6记录的保存
4.6.1管理者代表应保存一份档案,保存的审核报告及纠正行动要求表,并有一览表记录创门的完成状态,保存期至少3年。
5.0相关文件(略)
6.0记录(略)